IA & NO-CODE POUR LE FLEX-OFFICE · RGPD · France

Automatisez la gestion
de votre coworking.
Sécurisez votre trésorerie.

Nous connectons des intelligences artificielles et des workflows automatisés à vos outils (Stripe, Nexudus, Cobot) pour éliminer la charge administrative de votre gestion financière et comptable.

Étude de cas : −40% d'impayés →
−40%
de retards de paiement dès 30 jours
0 min
passées sur les relances manuelles
3 sem.
déploiement sans disruption
Diagnostic

Gérants et Responsables Financiers :
ne perdez plus votre temps sur
le recouvrement et la paperasse.

Chaque heure passée par un gérant, un directeur financier ou un comptable à pister des factures échouées et à synchroniser des accès est une heure perdue pour la rentabilité et l'expansion de votre réseau.

01

Onboarding administratif lourd

Générer le contrat, paramétrer le prélèvement SEPA, créer la fiche client et synchroniser les droits d'accès — manuellement, à chaque nouveau membre.

≈ 45–90 min par nouveau membre
02

Suivi et recouvrement des impayés

La relance manuelle des factures rejetées est chronophage pour votre comptabilité, dégrade votre BFR et crée une friction relationnelle inutile avec vos membres.

15h+ perdues / mois sur les relances
03

Gestion des requêtes quotidiennes

Vos équipes traitent par email ou Slack des demandes répétitives liées aux factures, aux badges ou aux réservations — à faible valeur ajoutée, à haute fréquence.

≈ 40% du temps support automatisable
Étude de cas · Preuve factuelle

−40% de retards de paiement
sans aucune action humaine.

Le défi : un espace perdait plus de 15 heures par mois en gestion comptable et relances manuelles pour des prélèvements rejetés, impactant directement sa trésorerie.

La solution (déployée via n8n) : détection Stripe en temps réel → SMS + email à J+1 → suspension du badge numérique à J+5 si impayé persistant → escalade comptable à J+10.

Le résultat : 0 minute passée par le gérant sur les relances. Trésorerie fluidifiée dès les 30 premiers jours.

−40%
retards paiement
0 min
relances manuelles
J+9
retour investissement

« Ce qui m'a convaincu, c'est qu'ils ont commencé par l'audit RGPD avant même de me parler d'automatisation. On gère des données bancaires et des accès physiques — la sécurité n'est pas négociable. »

DM
Directeur Général
Opérateur coworking · 140 bureaux · Région lyonnaise
140 bureauxCobot + Stripen8nRGPD audité
Catalogue

Nos piliers d'automatisation
pour votre espace de coworking

Trois solutions métier packagées, opérationnelles en 3 semaines, sans changer vos outils.

📄

Facturation & Onboarding automatisés

Dès qu'un devis est validé, notre système génère le contrat, initie le mandat SEPA/Carte, configure la facturation récurrente et crée le profil utilisateur — sans aucune double saisie.

n8nStripeDocusignNexudusCobot
45–90 min manuelles → 90 sec automatiques
💶

Recouvrement intelligent & flux financiers

Automatisez à 100% la relance de vos factures et abonnements impayés. Nos scénarios connectent vos outils financiers à vos systèmes de contrôle d'accès pour protéger votre trésorerie.

Stripen8nSMSSaltoKisi
−40% de retards · 0 min relances
🔑

Synchronisation logiciels & contrôle d'accès

Nous faisons communiquer vos outils de gestion (Nexudus, Cobot, OfficeRnD) avec vos systèmes de badges (Kisi, Salto, Welcomr) pour aligner les droits d'accès avec le statut financier.

SaltoKisiWelcomrOfficeRnD
Accès coupé automatiquement à J+5 si impayé
Sécurité & RGPD

Une infrastructure sécurisée,
conforme au RGPD.

La sécurité de vos données financières et de vos membres est notre priorité absolue. Toutes nos automatisations respectent scrupuleusement les normes RGPD européennes.

Les flux de données (contrats, factures, coordonnées de paiement) sont chiffrés de bout en bout et aucun modèle d'IA n'est entraîné sur vos informations privées.

🔐

Chiffrement AES-256

Données au repos et en transit. Clés gérées par votre organisation.

🇫🇷

Hébergement France

OVHcloud · Paris. Zéro transfert hors UE sans accord contractuel.

📋

DPA signé en amont

Avant tout accès à vos données ou systèmes financiers.

🗑️

Droit à l'effacement

Purge sous 72h sur demande. Rapport fourni. Art. 17 RGPD.

🛡
RGPD
Compliant
Notre méthode

Opérationnel en 3 semaines,
sans rien casser

1

Audit RGPD & diagnostic

Nous analysons vos outils, vos flux financiers et vos obligations légales avant d'écrire la première automatisation.

J+0 → J+3
2

Connexion à vos outils

Intégration via n8n, Make.com ou Zapier avec Stripe, Cobot, Nexudus, Salto. Aucune migration, aucune formation lourde.

J+3 → J+14
3

Déploiement & suivi 30j

Mise en production progressive, rapport de conformité à la mise en service, support dédié 30 jours.

J+14 → J+21
Appel de diagnostic · 15 min

Prêt à optimiser la rentabilité opérationnelle de votre espace ?

Réservez un appel de diagnostic de 15 minutes. Nous analyserons vos logiciels actuels et vous proposerons un plan d'action d'automatisation chiffré, adapté à votre structure financière.

Analyse de votre stack : Stripe, Nexudus, Cobot, Salto…
Audit RGPD express de vos flux de données financières
Plan d'action chiffré adapté à votre structure
Sans engagement — résultats concrets en 15 minutes
⚡ 4 diagnostics maximum par semaine. Créneaux souvent complets sous 48h.
Questions fréquentes

Vos objections,
nos réponses directes

L'IA remplace-t-elle mon équipe ? +
Non. L'IA prend en charge les tâches répétitives — relances, onboarding admin, tickets niveau 1 — pour libérer votre équipe sur la relation membre, l'animation communautaire et le développement commercial. Des points de validation humaine sont intégrés sur toutes les actions sensibles.
Compatible Cobot, Nexudus, Stripe ? +
Oui. Nos automatisations s'intègrent via n8n, Make.com et Zapier avec Cobot, Nexudus, OfficeRnD, Stripe, Docusign, Salto, Kisi et Welcomr. Si votre logiciel dispose d'une API ou d'un webhook, l'intégration est directe. Aucune migration de vos outils existants.
Comment garantissez-vous la conformité RGPD ? +
Chaque projet commence par un audit RGPD de vos flux de données. Nous signons un DPA avant tout accès. Hébergement OVHcloud France exclusivement, zéro transfert hors UE. Registre des traitements fourni à la livraison, droit à l'effacement garanti sous 72h.
Quel ROI réel et en combien de temps ? +
Notre client de référence (140 bureaux, Lyon) a atteint le ROI à J+9. En moyenne entre la 6e et la 12e semaine. Nos offres démarrent à 490 €/mois — le gain moyen dépasse 3 200 €/mois d'équivalent-temps dès le premier trimestre.

Réservez votre diagnostic gratuit

15 minutes. Un plan d'action chiffré. Sans engagement.

Catalogue complet

Toutes nos automatisations
pour opérateurs de coworking

Solutions éprouvées, RGPD-compliant, déployables en moins de 3 semaines.

Gestion financière & onboarding

Zéro saisie manuelle,
zéro retard de paiement

Onboarding membre complet

Devis validé → contrat généré → mandat SEPA/Carte initié → facturation récurrente configurée → profil créé → badge activé. En 90 secondes, journalisé pour la conformité RGPD.

⚡ 45–90 min manuelles → 90 sec · ROI visible dès le 1er membre

Recouvrement automatique des impayés

Détection Stripe en temps réel → SMS + email J+1 → suspension badge J+5 → escalade comptable J+10. Audit trail complet. 0 minute de gestion humaine.

−40% de retards de paiement · BFR préservé

Synchronisation accès & statut financier

Les droits d'accès physiques (Salto, Kisi, Welcomr) sont alignés en temps réel sur le statut financier du membre. Zéro accès résiduel après résiliation ou impayé.

Conformité RGPD Art. 17 automatique

Rapports financiers & prévisions

Rapport hebdomadaire automatique : taux d'occupation, prélèvements à risque, prévisions de trésorerie 4 semaines. PDF envoyé à la direction sans action manuelle.

3h de reporting économisées / semaine
Expérience membre

Support 24/7 sans
charge pour vos équipes

Agent IA support membre 24/7

Répond en moins de 10 secondes sur WhatsApp, Slack ou votre portail : badges, Wi-Fi, réservations de salles, factures. Escalade vers votre équipe uniquement pour les cas complexes.

60% des tickets résolus sans intervention humaine

Renouvellement & upsell automatisés

60 jours avant l'échéance, votre agent contacte le membre pour proposer le renouvellement ou un upgrade. Scoring IA du profil pour personnaliser l'offre.

+18% de taux de rétention constaté

Un besoin spécifique ?

Décrivez votre processus le plus chronophage — nous développons des automatisations sur mesure.

Simulateur de rentabilité

Combien l'IA
peut-elle vous rapporter ?

Estimation basée sur les données réelles de nos déploiements.

Votre espace

Ajustez pour affiner votre estimation

Votre potentiel

Projection sur vos paramètres actuels

Heures récupérables / semaine12h
Économie mensuelle estimée1 820 €
Potentiel annuel économisé21 840 €
Onboarding économisé / mois9h
Retour sur investissementSemaine 8

Recevez votre analyse complète — roadmap et projection 12 mois.

Étape suivante

Transformez cette estimation en plan d'action

15 minutes. Un expert analyse votre espace et vous remet un roadmap sous 48h.

Notre mission

L'humain au cœur
de la communauté.
L'IA au service
de l'opérationnel.

Nous automatisons ce qui ne devrait jamais mobiliser un gérant ou un comptable : les relances, les onboardings administratifs, les synchronisations d'accès. Pour libérer du temps sur ce qui génère de la valeur.

Nos engagements

Ce qui ne change jamais

01

Sécurité avant déploiement

Audit RGPD obligatoire avant la première automatisation. La conformité est le premier livrable, pas une case à cocher en fin de projet.

02

Intégration sans disruption

Vos outils existants (Stripe, Nexudus, Cobot) restent en place. Nous les connectons et les amplifions, sans migration.

03

ROI mesuré avant engagement

Aucun contrat signé sans simulation chiffrée. Vous savez exactement ce que vous récupérez avant de vous engager.

Protocoles de sécurité

Architecture de protection
des données membres

Données bancaires, accès physiques, contrats — chaque donnée membre est traitée selon ces protocoles non-négociables.

🔐

Chiffrement AES-256

Données au repos et en transit. Clés maîtresses gérées par votre organisation.

🇫🇷

Hébergement France

OVHcloud · Paris. Aucun transfert hors UE sans accord contractuel préalable.

📋

DPA contractualisé

Signé avant tout accès à vos systèmes ou données membres.

📝

Registre des traitements

Fourni à la livraison. Mis à jour à chaque modification.

🗑️

Droit à l'effacement

Purge sous 72h sur demande. Rapport d'effacement fourni. Art. 17 RGPD.

🔍

Audit annuel

Pentest indépendant chaque année. Rapport disponible sous NDA.

Prêts à travailler ensemble ?

15 minutes pour un plan d'action chiffré. Sans engagement.

Nous contacter

Parlons de votre
espace de coworking

Que ce soit pour un diagnostic, une question sur nos solutions ou simplement pour échanger sur votre projet d'automatisation — nous répondons sous 24h ouvrées.

📧

Email

hello@coworkia.fr

📅

Diagnostic gratuit

Réservez directement un créneau de 15 min

🇫🇷

Basés en France

Équipe disponible du lundi au vendredi, 9h–18h

Envoyez-nous un message

Réponse garantie sous 24h ouvrées

En soumettant ce formulaire, vous acceptez que vos données soient utilisées pour traiter votre demande conformément à notre Politique de confidentialité. Aucune donnée n'est revendue à des tiers.

✅

Message envoyé !

Merci pour votre message. Nous vous répondrons sous 24h ouvrées à l'adresse indiquée.

En attendant, vous pouvez réserver directement un créneau de diagnostic.

Informations légales

Documents légaux

Dernière mise à jour : janvier 2025

Mentions légales

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Éditeur du site

Raison sociale : CoworkIA SAS
Siège social : [Adresse à compléter], France
SIRET : [Numéro à compléter]
RCS : [Ville d'immatriculation à compléter]
Capital social : [Montant à compléter] €
Email : hello@coworkia.fr

Directeur de la publication

[Nom du dirigeant à compléter], en qualité de Président de CoworkIA SAS.

Hébergement

Le site est hébergé par :
OVHcloud
2 rue Kellermann, 59100 Roubaix — France
www.ovhcloud.com

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Droit applicable

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Politique de confidentialité & RGPD

CoworkIA SAS, en tant que responsable de traitement, s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679).

Données collectées

Dans le cadre de nos services et de la navigation sur notre site, nous sommes amenés à collecter les catégories de données suivantes :

  • Données d'identification : nom, prénom, adresse email professionnelle
  • Données professionnelles : nom de votre espace de coworking, logiciels utilisés, taille de la structure
  • Données de navigation : adresse IP, pages visitées, durée de navigation (via cookies analytiques)
  • Données de communication : contenu des messages envoyés via le formulaire de contact

Finalités et bases légales

  • Traitement des demandes de contact — base légale : intérêt légitime
  • Fourniture de nos services d'automatisation — base légale : exécution du contrat
  • Envoi de communications commerciales — base légale : consentement
  • Respect de nos obligations légales et comptables — base légale : obligation légale

Durée de conservation

  • Données prospects (formulaire contact) : 3 ans à compter du dernier contact
  • Données clients : durée du contrat + 5 ans (obligations comptables)
  • Données de navigation : 13 mois maximum

Hébergement et transferts

Toutes vos données sont hébergées exclusivement sur les serveurs OVHcloud, situés en France (Paris). Aucun transfert de données personnelles n'est effectué en dehors de l'Union Européenne sans accord contractuel préalable et garanties appropriées.

Aucune donnée personnelle n'est utilisée pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle tiers.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès (art. 15) : obtenir une copie de vos données
  • Droit de rectification (art. 16) : corriger des données inexactes
  • Droit à l'effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données
  • Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré
  • Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer à certains traitements
  • Droit de retrait du consentement : à tout moment, sans préjudice des traitements passés

Pour exercer ces droits, contactez notre Délégué à la Protection des Données (DPO) : dpo@coworkia.fr. Nous nous engageons à répondre sous 72 heures et à exécuter votre demande dans les délais légaux.

Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données, notamment : chiffrement AES-256, contrôles d'accès stricts, journalisation des accès, tests de pénétration annuels réalisés par un prestataire indépendant.

Cookies

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Simulateur ROI

Le simulateur de retour sur investissement proposé sur le site fournit des estimations basées sur des données moyennes constatées lors de déploiements clients. Ces projections sont données à titre indicatif et ne constituent pas un engagement contractuel de CoworkIA SAS quant aux résultats effectivement obtenus.

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